Strona główna » Najczęściej zadawane pytania (FAQ) » Pakiet Przedsiębiorcy - Rachunek

Pytanie: Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) i kiedy zacznie obowiązywać?

Odpowiedź: Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową służący do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur.

E-faktury wysyłane do systemu KSeF, nazywane również fakturami ustrukturyzowanymi, są wystawiane w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego opracowanym przez Ministerstwo Finansów.
Obecnie stosowana jest struktura logiczna e-faktury w wersji FA(2). Od 1 lutego 2026 r. zostanie ona zastąpiona przez strukturę logiczną FA(3).

Stosowanie e-faktur jest obecnie dobrowolne, jednak w 2026 roku stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców:
- od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł.
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Wysłanie lub pobieranie dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga autoryzacji, której można dokonać posługując się jedną z poniższych metod:
1) płatnym podpisem kwalifikowanym,
2) tokenem, który można wygenerować bezpłatnie na stronie KSeF (link do instrukcji). Tokeny będą działać do końca 2026 r.
3) bezpłatnym profilem zaufanym,
4) bezpłatnym certyfikatem KSeF. Certyfikat będzie można można pobrać od 1 listopada 2025 r., a używać od 1 lutego 2026 r

Program Rachunek, a także inne programy Pakietu Przedsiębiorcy, są już gotowe na nadchodzące zmiany i obsługują e-fakturowanie.
Link do szczegółowej instrukcji wysyłki e-faktur z programu Rachunek.

Pytania i odpowiedzi dot. małych firm
(na podstawie informacji ze strony ksef.podatki.gov.pl)

Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce.

Co to jest e-Faktura?
To zgodny z wzorem plik XML, przesłany do systemu KSeF, któremu został nadany unikalny numer. E-faktury nie wysyła się mailem, nie drukuje (poza ustawowymi wyjątkami), gdyż zostanie odebrana w KSeF przez kontrahenta (podatnika posiadającego NIP).
Faktury będą archiwizowane w KSeF przez 10 lat; nigdy się nie zniszczą ani nie zginą.

Czy obowiązek korzystania z KSeF dotyczy również podatników zwolnionych z VAT?
Co do zasady każdy podatnik (czynny i zwolniony), który ma obowiązek wystawienia faktury, będzie wystawiał ją w KSeF — zgodnie z etapami: 1.02.2026 r. (duże podmioty) i 1.04.2026 r. (reszta). Obowiązek otrzymywania faktur w KSeF będzie istniał od 1.02.2026 r.

Czy osoba fizyczna, która wynajmuje firmie lokal, będzie musiała wystawiać faktury w KSeF?
Co do zasady tak, gdyż osoba, która wynajmuje lokal jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą na gruncie ustawy o VAT. Nie będzie jednak musiała wystawiać faktur w KSeF do końca 2026 r., jeśli wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł w skali miesiąca.

Czy faktury dla konsumentów (B2C) trzeba wystawiać w KSeF?
Zarówno przed 1 lutego 2026 r. jak i po tej dacie wystawianie faktur B2C (na rzecz osób prywatnych – konsumentów) w KSeF jest dobrowolne.

Czy obowiązkowy KSeF będzie obejmował inne niż faktury dokumenty np. proformy, zamówienia?
Nie, wystawianie tego typu dokumentów nie będzie odbywać się KSeF. KSeF dotyczy tylko faktur. W rozumieniu ustawy o VAT „proforma” nie jest fakturą. Zamówienie może pojawić się jedynie jako element danych przy fakturze zaliczkowej (zgodnie z przepisami).

Czy podatnik, który wystawia faktury o łącznej wartości brutto nieprzekraczającej 10 tys. zł miesięcznie, może wystawiać je w formie papierowej, bez obowiązku korzystania z KSeF?
Tak, do końca 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF (np. papierowo lub elektronicznie), jeśli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży z podatkiem z tych faktur nie przekracza 10 000 zł. Jeśli jednak wartość ta zostanie przekroczona, podatnik musi wystawiać faktury w KSeF – począwszy od faktury, która przekroczył limit.
Odsunięcie w czasie obowiązku wystawiania faktur w KSeF nie zwalnia z konieczności odbierania ich w systemie. Otrzymywanie faktur od 1 lutego 2026 r. będzie odbywało się za pośrednictwem KSeF.

Czy jeśli w jednym miesiącu nie przekroczę 10.000 zł obrotu, to w tym miesiącu nie muszę wystawić faktur w KSeF? A jak w następnym przekroczę to już muszę? W kolejnym, jeśli nie przekroczę to znowu nie muszę, itd.?
Jeśli w pierwszym miesiącu podatnik nie przekroczy 10 000 zł to nie wystawia faktur w KSeF. Jeśli w drugim miesiącu przekroczy limit, to wystawia już w KSeF tę fakturę, którą przekroczył limit oraz wszystkie kolejne faktury. Fakt nieprzekroczenia limitu w trzecim miesiącu pozostaje już bez znaczenia.

Czy do limitu 10 tys. zł, są wliczane tylko faktury, które obowiązkowo należy wystawiać w KSeF (B2B), czy wlicza się wszystkie wystawione faktury?
Do limitu 10 tys. zł wlicza się jedynie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF (tj. w stosunku do których nie istnieją żadne wyłączenia lub przepisy epizodyczne pozwalające na ich wystawienie poza KSeF).

Czy do limitu 10 tys. zł, należy wliczać wartość faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone?
Nie, gdyż w tych przypadkach można wystawić faktury w postaci papierowej lub elektronicznej. Do limitu 10 tys. zł wlicza się jedynie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF. Dlatego do wartości sprzedaży 10 tys. zł nie będzie wliczana ani wartość faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących, ani wartość paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone.

Czy jeśli wystawię kilka faktur w KSeF „na próbę” przed 1 lutego 2026 r. to od tej pory muszę wystawiać wszystkie faktury w KSeF?
Nie, wystawienie kilku faktur w KSeF w okresie fakultatywnym nie zobowiązuje do dalszego korzystania z systemu przed 1 lutego 2026 r. Obowiązek zacznie się dopiero w terminach ustawowych.

Czy w związku z wdrożeniem obligatoryjnego KSeF, obowiązek przekazywania plików JPK_FA będzie wyłączony?
Obowiązek przekazywania plików JPK_FA nie będzie dotyczył faktur wystawionych w KSeF. Jeśli wystawisz fakturę poza KSeF (np. w ramach wyłączeń ustawowych), urząd nadal może zażądać JPK_FA dla tych faktur.