Strona główna » Najczęściej zadawane pytania (FAQ) » Pakiet Przedsiębiorcy - Rachunek
Pytanie: Jak wysłać dokument do KSeF? Jak pobrać faktury z KSeF?
Metody autoryzacji w KSeF
Wysłanie dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur wymaga autoryzacji, której można dokonać posługując się jedną z czterech dostępnych metod:1) Płatnym podpisem kwalifikowanym,
2) Tokenem, który można wygenerować bezpłatnie na stronie KSeF i wkleić w oknie Konfiguracja programu - KSeF (link do instrukcji).
Tokeny są rozwiązaniem tymczasowym - będą działać do końca 2026 r.
3) Certyfikatem, który można wygenerować bezpłatnie na stronie KSeF (link do instrukcji).
4) Profilem zaufanym.
Wybraną metodę autoryzacji należy wskazać w programie Rachunek w oknie Konfiguracja programu - KSeF:
Autoryzacja odbywa się jednorazowo przy pierwszej wysyłce lub odświeżeniu danych.
Wysyłanie faktur do KSeF
Aby wysłać wystawiony dokument do KSeF, należy go zaznaczyć i wybrać na pasku narzędzi przycisk KSeF - Wyślij dokument do KSeF (lub wybrać tę opcję pod prawym przyciskiem myszy).
Możliwe jest zaznaczenie kilku faktur z przyciśniętym klawiszem Ctrl i jednoczesna wysyłka zaznaczonych faktur.
Uwaga! Nie jest możliwe anulowanie lub usunięcie raz wysłanego i przetworzonego poprawnie dokumentu. W przypadku pomyłki można jedynie utworzyć i wysłać korektę faktury.
Status wysyłki
Po dokonaniu wysyłki do KSeF należy sprawdzić aktualny status przetwarzania dokumentu w kolumnie Status wysyłki. Status poprawnie wysłanej faktury to Wysłany. Poprawna wysyłka faktury będzie też skutkować pojawieniem się zielonego "ptaszka" w kolumnie Wysłano do KSeF oraz numeru tej faktury w kolumnie Numer referencyjny.
Jeżeli status się nie wyświetli po wysłaniu faktury, należy użyć klawisza F5 w celu odświeżenia statusu.
Jeśli te kolumny nie są widoczne w oknie Dokumenty, to można je włączyć klikając na przycisk Widok na pasku narzędzi. Następnie należy zaznaczyć kolumny związane z KSeF i potwierdzić przyciskiem Zapisz.
Najczęstsze statusy wysyłki faktur do KSEF:
Wysłany (kod 200) - faktura została dostarczona do KSeF (ma nadany numer KSeF oraz kod QR na wydruku).
Dokument był już wysłany (kod 440) - faktura była już wcześniej wysłana do KSeF.
Niezgodność ze schematem (kod 450) - faktura została odrzucona z powodu błędu.
W tej sytuacji należy sprawdzić, które dane na fakturze są nieprawidłowe (np. NIP kontrahenta, stawki VAT), poprawić fakturę i wysłać ponownie do KSeF.
W przypadku trudności z ustaleniem przyczyny błędu prosimy o przesłanie pliku XML tej faktury na adres e-mail: pomoc@pakietprzedsiebiorcy.pl
Pobieranie faktur z KSeF
Pobieranie faktur z KSeF możliwe jest w oknie KSeF otwieranym z poziomu głównego menu po kliknięciu ikony Pobierz.
Na pasku narzędzi tego okna znajdują się przyciski:
Widok - pozwala na dostosowanie widoku okna do własnych preferencji umożliwiając włączenie lub wyłącznie kolumn, zmianę ich kolejności oraz wybór sposobu sortowania danych.
Pobierz - służy do pobrania faktur z KSeF.
Wizualizuj - wyświetla wizualizację faktury pobranej z KSeF.
