Strona główna » Najczęściej zadawane pytania (FAQ) » Pakiet Przedsiębiorcy - Mała Księgowość

Pytanie: Jak zaimportować faktury z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur)?

POBIERZ PROGRAM

POBIERZ PROGRAM

Odpowiedź: Od 1.04.2026 roku faktury wystawiane przez przedsiębiorców będą podlegać obowiązkowej rejestracji w Krajowym Systemie e-Faktur, czyli centralnej bazie faktur prowadzonej przez Krajową Administrację Skarbową. Obowiązek odbierania faktur w KSeF będzie istniał od 1.02.2026 r. Do tego czasu wysyłka faktur do KSeF jest dobrowolna.

W związku z tym w programie Mała Księgowość została dodana możliwość pobierania faktur wystawionych zarówno przez przedsiębiorcę, jak i faktur wystawionych dla przedsiębiorcy przez inne podmioty i wysłanych do KSeF. Import dokumentów następuje zarówno do księgi przychodów i rozchodów, jak i rejestrów VAT.

Do pobrania dokumentów z KSeF niezbędna jest autoryzacja, której można dokonać posługując się jedną z poniższych metod:
1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym (płatnym),
2) Tokenem, który można wygenerować bezpłatnie na stronie KSeF (link do instrukcji). Tokeny będą działać do końca 2026 r.
3) Profilem zaufanym.
4) Certyfikatem KSeF. Certyfikat będzie można można pobrać od 1 listopada 2025 r., a używać od 1 lutego 2026 r

Wybraną metodę autoryzacji należy wskazać w oknie Konfiguracja programu - Krajowy System e-Faktur. W przypadku, gdy zostanie wybrany token, należy go wkleić w zaznaczonym polu:




Włączenie opcji integracji z KSeF skutkuje pojawieniem się w zakładce Dane oraz w menu znajdującym się pod prawym przyciskiem myszy opcji dotyczących pobierania danych z KSeF:



Użycie opcji Pobierz Dane z Krajowego Systemu e-Faktur powoduje automatyczne pobranie i zaksięgowanie dokumentów z aktywnego miesiąca dostępnych w centralnym repozytorium. Bez względu na to, w którym oknie zostanie wybrana opcja, dokumenty księgowane są do wszystkich rejestrów: Księgi Przychodów i Rozchodów oraz ewidencji VAT sprzedaży oraz zakupów.
Ponowne kliknięcie opcji Pobierz Dane z Krajowego Systemu e-Faktur w tym samym miesiącu nie spowoduje ponownego pobrania tych samych faktur, a jedynie faktur wysłanych do KSeF w tym miesiącu od czasu poprzedniego importu faktur.

Użycie opcji Podgląd dokumentu z KSeF na zaznaczonym dokumencie powoduje pobranie dokumentu z systemu i jego zwizualizowanie wraz ze wszystkimi szczegółami. Pozwala to na uzyskanie podglądu faktury zbliżonego do oryginalnego dokumentu, co może ułatwić jej poprawne zaksięgowanie.

Przy pierwszym użyciu jednej z powyższych opcji następuje uwierzytelnienie w KSeF za pomocą podpisu kwalifikowanego lub tokenu (w zależności od tego, która z tych metod autoryzacji została wskazana w Konfiguracji programu). W przypadku użycia podpisu wyświetlone zostaje okno umożliwiające wskazanie certyfikatu do podpisu, a po kliknięciu przycisku Wybierz następuje podpisanie żądania uwierzytelniającego i zalogowanie do systemu. W przypadku logowania tokenem uwierzytelnienie następuje w sposób niewidoczny dla użytkownika i nie jest wymagana żadna akcja. Następnie z systemu pobierane są i księgowane dokumenty.
Po pierwszym zalogowaniu sesja jest zapamiętywana i nie jest konieczne ponowne logowania do momentu ponownego uruchomienia programu.