Strona główna » Najczęściej zadawane pytania (FAQ) » Pakiet Przedsiębiorcy - Księga

Pytanie: Jak zaimportować e-faktury?

POBIERZ PROGRAM

POBIERZ PROGRAM

Odpowiedź: Od stycznia 2024 roku każda wystawiona faktura będzie podlegać obowiązkowej rejestracji w Krajowym Systemie e-Faktur, czyli centralnej bazie faktur prowadzonej przez Krajową Administrację Skarbową. W latach 2022-2023 wysyłka faktur do KSeF jest dobrowolna.

Krajowy System e-Faktur poza wysyłaniem, umożliwia również pobieranie umieszczonych w nim faktur, co eliminuje to konieczność ich ręcznego wprowadzania do programów księgowych. W związku z tym w programie Księga została dodana możliwość pobierania faktur wystawionych zarówno przez przedsiębiorcę, jak i faktur wystawionych dla przedsiębiorcy przez inne podmioty i wysłanych do KSeF. Import dokumentów następuje zarówno do księgi przychodów i rozchodów, jak i rejestrów VAT.

Pobieranie e-faktur do Księgi jest możliwe pod warunkiem zaznaczenia opcji Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur w oknie Konfiguracja programu - Krajowy System e-Faktur:



Do pobrania dokumentów z KSeF niezbędna jest autoryzacja, której można dokonać posługując się jedną z poniższych metod:
1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym (płatnym),
2) tokenem, który można wygenerować bezpłatnie na stronie KSeF (link) i wkleić w zaznaczonym polu potwierdzając przyciskiem Zapisz. Wygenerowany token jest ważny bezterminowo (do czasu unieważnienia go przez użytkownika).



Włączenie opcji integracji z KSeF skutkuje pojawieniem się w zakładce Dane oraz w menu znajdującym się pod prawym przyciskiem myszy opcji dotyczących pobierania danych z KSeF:



Użycie opcji Pobierz Dane z Krajowego Systemu e-Faktur powoduje automatyczne pobranie i zaksięgowanie dokumentów z aktywnego miesiąca dostępnych w centralnym repozytorium. Bez względu na to, w którym oknie zostanie wybrana opcja, dokumenty księgowane są do wszystkich rejestrów: Księgi Przychodów i Rozchodów oraz ewidencji VAT sprzedaży oraz zakupów.
Ponowne kliknięcie opcji Pobierz Dane z Krajowego Systemu e-Faktur w tym samym miesiącu nie spowoduje ponownego pobrania tych samych faktur, a jedynie faktur wysłanych do KSeF w tym miesiącu od czasu poprzedniego importu faktur.

Użycie opcji Podgląd dokumentu z KSeF na zaznaczonym dokumencie powoduje pobranie dokumentu z systemu i jego zwizualizowanie wraz ze wszystkimi szczegółami. Pozwala to na uzyskanie podglądu faktury zbliżonego do oryginalnego dokumentu, co może ułatwić jej poprawne zaksięgowanie.

Przy pierwszym użyciu jednej z powyższych opcji następuje uwierzytelnienie w KSeF za pomocą podpisu kwalifikowanego lub tokenu (w zależności od tego, która z tych metod autoryzacji została wskazana w Konfiguracji programu). W przypadku użycia podpisu wyświetlone zostaje okno umożliwiające wskazanie certyfikatu do podpisu, a po kliknięciu przycisku Wybierz następuje podpisanie żądania uwierzytelniającego i zalogowanie do systemu. W przypadku logowania tokenem uwierzytelnienie następuje w sposób niewidoczny dla użytkownika i nie jest wymagana żadna akcja. Następnie z systemu pobierane są i księgowane dokumenty.
Po pierwszym zalogowaniu sesja jest zapamiętywana i nie jest konieczne ponowne logowania do momentu ponownego uruchomienia programu.