Strona główna » Najczęściej zadawane pytania (FAQ) » Pakiet Przedsiębiorcy - Faktura VAT
Pytanie: Jak wysłać fakturę do KSeF? Jak pobrać fakturę z KSeF?
W związku z wprowadzeniem w 2026 roku obowiązkowej rejestracji każdej wystawianej faktury w KSeF (Krajowym Systemie e-Faktur) w programie Faktura VAT została dodana możliwość tworzenia e-faktur oraz ich wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur, a także pobierania faktur wystawionych w KSeF przez kontrahentów.
Poniżej znajdują się odpowiedzi na pytania:
Jakie są metody autoryzacji w KSeF?
Jak wysyłać faktury do KSeF?
Jak sprawdzić status wysyłki?
Jak pobierać faktury z KSeF?
Metody autoryzacji w KSeF
Wysłanie lub pobieranie dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga autoryzacji jedną z kilku dostępnych metod:
1) Podpisem kwalifikowanym.
2) Tokenem, który można wygenerować bezpłatnie na stronie KSeF i wkleić w oknie Konfiguracja programu - KSeF (link do instrukcji).
Tokeny są rozwiązaniem tymczasowym - będą działać do końca 2026 r.
3) Certyfikatem, który można wygenerować bezpłatnie na stronie KSeF (link do instrukcji).
4) Profilem zaufanym.
Wyboru metody autoryzacji należy dokonać w programie Faktura VAT w oknie Konfiguracja programu - KSeF:
Autoryzacja odbywa się jednorazowo przy pierwszej wysyłce lub odświeżeniu danych.
Wysyłanie faktur do KSeF
W oknie Rejestr faktur na pasku narzędzi znajduje się przycisk KSeF umożliwiający wysyłkę faktur do KSeF lub zapisanie faktury do pliku XML. Również po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na wybranej fakturze dostępne są opcje dot. KSeF.
Kontrolę procesu wysyłki ułatwiają informacje w kolumnach: Status wysyłki, Wysłano do KSeF oraz Numer referencyjny, które które zostaną wypełnione po przesłaniu dokumentu do KSeF. Dodatkowo na wydruku faktury wysłanej do KSeF (lub po zapisie jej do PDF) zostanie umieszczony numer faktury KSeF oraz kod QR.
Aby wysłać e-fakturę należy zaznaczyć wystawioną fakturę i wybrać na pasku narzędzi przycisk KSeF - Wyślij dokument do KSeF (lub wybrać tę opcję pod prawym przyciskiem myszy).
Możliwe jest zaznaczenie kilku faktur z przyciśniętym klawiszem Ctrl i jednoczesna wysyłka zaznaczonych faktur.
Uwaga! Nie jest możliwe anulowanie lub usunięcie raz wysłanego i przetworzonego poprawnie dokumentu. W przypadku pomyłki można jedynie utworzyć i wysłać korektę faktury.
Status wysyłki
Po dokonaniu wysyłki do KSeF należy sprawdzić aktualny status przetwarzania dokumentu w kolumnie Status wysyłki. Status poprawnie wysłanej faktury to Wysłany. Poprawna wysyłka faktury będzie też skutkować pojawieniem się zielonego "ptaszka" w kolumnie Wysłano do KSeF oraz numeru tej faktury w kolumnie Numer referencyjny.
Jeżeli status się nie wyświetli po wysłaniu faktury, należy użyć klawisza F5 w celu odświeżenia statusu.
Jeśli te kolumny nie są widoczne w oknie Rejestr faktur, to można je włączyć klikając na przycisk Widok na pasku narzędzi. Następnie należy zaznaczyć kolumny związane z KSeF i potwierdzić przyciskiem Zapisz.
Najczęstsze statusy wysyłki faktur do KSEF:
Wysłany (kod 200) - faktura została dostarczona do KSeF (ma nadany numer KSeF oraz kod QR na wydruku).
Dokument był już wysłany (kod 440) - faktura była już wcześniej wysłana do KSeF.
Niezgodność ze schematem (kod 450) - faktura została odrzucona z powodu błędu.
W tej sytuacji należy sprawdzić, które dane na fakturze są nieprawidłowe (np. NIP kontrahenta, stawki VAT), poprawić fakturę i wysłać ponownie do KSeF.
W przypadku trudności z ustaleniem przyczyny błędu prosimy o przesłanie pliku XML tej faktury na adres e-mail: pomoc@pakietprzedsiebiorcy.pl
Pobieranie faktur z KSeF
Pobieranie faktur z KSeF możliwe jest w oknie KSeF otwieranym z poziomu głównego menu po kliknięciu ikony Pobierz.
Na pasku narzędzi tego okna znajdują się przyciski:
Widok - pozwala na dostosowanie widoku okna do własnych preferencji umożliwiając włączenie lub wyłącznie kolumn, zmianę ich kolejności oraz wybór sposobu sortowania danych.
Zapisz XML - zapisuje fakturę pobraną z KSeF w postaci pliku XML
Wizualizuj - wyświetla wizualizację faktury pobranej z KSeF.
Pobierz - służy do pobrania faktur z KSeF.
