Strona główna » Najczęściej zadawane pytania (FAQ) » Pakiet Przedsiębiorcy - Faktura VAT

Pytanie: Jak skonfigurować wysyłkę faktur e-mailem?

POBIERZ PROGRAM

POBIERZ PROGRAM

Odpowiedź: Program Faktura VAT umożliwia szybkie wysłanie faktur e-mailem do kontrahenta oferując w tym zakresie do wyboru aż trzy metody opisane poniżej. Ponadto, możliwe jest zapisanie faktur w formacie PDF i dodanie jej jako załącznik do wiadomości e-mail utworzonej w dowolnym systemie pocztowym.

Wybór metody wysyłki faktur z programu dostępny jest w oknie Konfiguracja - E-mail:



1) Bezpośrednio z programu - ta opcja jest ustawiona domyślnie w programie, gdyż jest najprostszym rozwiązaniem, nie wymagającym konfigurowania, a jedynie wpisania swojego adresu e-mail w zakładce Konfiguracja - Dane kontaktowe. Faktury są wysyłane z użyciem serwera pocztowego dostawcy aplikacji. Wadą tej metody jest możliwość przechwycenia wiadomości przez filtry antyspamowe, dlatego w tym przypadku zalecamy zaznaczenie opcji "Żądaj potwierdzenia doręczenia" w oknie wysyłki faktury.
Ten sposób dostępny jest wyłącznie dla Użytkowników posiadających ważne aktualizacje.

2) Przez zainstalowany program pocztowy - wysyłka faktur odbywa się za pośrednictwem zewnętrznego programu pocztowego (np. Outlook, Thunderbird), który musi być wskazany jako domyślny w systemie Windows i mieć poprawnie skonfigurowane konto pocztowe. Zaletą tej metody jest zapisywanie wszystkich wysłanych faktur i innych wiadomości w folderze Wysłane.

3) Przez swoją skrzynkę (SMTP) - wysyłka faktur odbywa się za pośrednictwem serwera pocztowego, na którym znajduje się konto e-mail Użytkownika programu. W tym przypadku wymagane jest wpisanie ustawień konfiguracyjnych swojego konta pocztowego, które można znaleźć na stronie pomocy technicznej dostawcy usługi.

Dla ułatwienia poniżej zamieszczamy parametry konfiguracji konta dla najpopularniejszych serwerów pocztowych.

Gmail
Adres serwera SMTP: smtp.gmail.com
Port: 587
Nazwa użytkownika: pełny adres e-mail
Zaznaczona opcja "Szyfrowanie SSL"
Hasło: w tym przypadku należy najpierw wygenerować na swoim koncie Google specjalne hasło do zewnętrznej aplikacji, a następnie wpisać je tutaj. Link do instrukcji ze strony Google: https://support.google.com/accounts/answer/185833.



Interia
Adres serwera SMTP: poczta.interia.pl
Port: 587
Nazwa użytkownika: pełny adres e-mail
Zaznaczona opcja "Szyfrowanie SSL".
W Konfiguracji poczty Interii, należy ustawić, że korzysta się z zewnętrznego programu pocztowego. Link do instrukcji ze strony Interii: https://pomoc.poczta.interia.pl/news-parametry-do-konfiguracji-programow-pocztowych,nId,2136275

WP
Adres serwera SMTP: smtp.wp.pl
Port: 465
Nazwa użytkownika: pełny adres e-mail
Zaznaczona opcja "Szyfrowanie SSL".

Onet
Adres serwera SMTP: smtp.poczta.onet.pl
Port: 465
Nazwa użytkownika: pełny adres e-mail
Zaznaczona opcja "Szyfrowanie SSL".



Faktura VAT - wersje 5.xxx i starsze:

Możliwy jest wybór jednej z dwóch metod wysyłki dostępnych z poziomu programu:

1) z użyciem serwera pocztowego dostawcy aplikacji - ta opcja jest ustawiona domyślnie, wymagane jest jedynie wpisanie adresu e-mail w zakładce Konfiguracja programu w pozycji Dane kontaktowe. Ten sposób dostępny jest wyłącznie dla Użytkowników posiadających ważne aktualizacje.

2) za pośrednictwem zewnętrznego programu pocztowego (np. Outlook, Thunderbird), który musi być wskazany jako domyślny w systemie i mieć skonfigurowane konto pocztowe. Opcję tę można włączyć w zakładce Konfiguracja programu - Kontrahenci zaznaczając pozycję "Do wysyłania wiadomości korzystaj z zewnętrznego domyślnego programu pocztowego":



Ponadto, możliwe jest zapisanie faktur w formacie PDF (Dane -> Zapisz fakturę do PDF) i dodanie jej jako załącznik do wiadomości e-mail utworzonej w dowolnym systemie pocztowym.