Strona główna » Najczęściej zadawane pytania (FAQ) » Pakiet Przedsiębiorcy - Sprzedaż i Magazyn

Pytanie: Jak utworzyć i wysłać e-fakturę?

POBIERZ PROGRAM
POBIERZ PROGRAM

Odpowiedź: W związku z wprowadzeniem od stycznia 2024 roku obowiązkowej rejestracji każdej wystawianej faktury w KSeF (Krajowym Systemie e-Faktur) w programie Sprzedaż i magazyn została dodana możliwość tworzenia e-faktur oraz ich wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur.

Tworzenie i wysyłanie e-faktur w Sprzedaży i magazynie jest możliwe pod warunkiem zaznaczenia opcji Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur w oknie Konfiguracja programu - Krajowy System e-Faktur:

Jak utworzyć i wysłać e-fakturę?

Włączenie powyższej opcji skutkuje pojawieniem się w górnym menu w zakładce Dane (oraz w menu pod prawym przyciskiem myszy) podmenu o nazwie Krajowy System e-Faktur z opcjami dotyczącymi e-faktur, a także dodatkowych kolumn Status i Wysłano do KSeF w widoku "Rejestru faktur".

Jak utworzyć i wysłać e-fakturę?

Aby zapisać e-fakturę w postaci pliku XML na dysku komputera, należy zaznaczyć wystawioną wcześniej fakturę i wybrać w górnym menu Dane - Krajowa e-Faktura - Zapisz e-Fakturę do pliku (FA).

Aby wysłać e-fakturę należy zaznaczyć wystawioną fakturę i wybrać Dane - Krajowa e-Faktura - Wyślij e-Fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur.

Opcja Pobierz dane z Krajowego Systemu e-Faktur służy do pobierania dokumentów znajdujących się w centralnym repozytorium faktur. Importowane są zarówno dokumenty sprzedaży wystawione przez firmę jak i wszystkie dokumenty zakupowe wystawione dla firmy przez inne podmioty. W praktyce oznacza to, że gdy korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla wszystkich, zniknie konieczność ręcznego wprowadzania do programów handlowych oraz księgowych wszelkich dokumentów zakupowych i kosztowych. Każdy dokument wystawione przez inne firmy automatycznie będzie pobierany do programu z centralnego systemu.

Do wysłania lub pobierania dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur niezbędne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wystawionego na właściciela firmy w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych lub elektronicznej pieczęci w przypadku podmiotów mających osobowość prawną. Możliwe jest także logowanie z użyciem podpisu wystawionego na inne osoby lub podmioty pod warunkiem wcześniejszego złożenia odpowiedniego upoważnienia.
Autoryzacja podpisem odbywa się jednorazowo przy pierwszej wysyłce lub odświeżeniu danych.

Po dokonaniu wysyłki do KSe-F w kolumnie Status pojawi się aktualny status przetwarzania dokumentu przez Administrację. Po poprawnym przetworzeniu status otrzymuje numer 200, a w kolumnie "Wysłane do KSeF" pojawia się zielona ikona symbolizująca poprawne wykonanie i zakończenie operacji:

Jak utworzyć i wysłać e-fakturę?

Uwaga! Nie jest możliwe anulowanie lub usunięcie raz wysłanego i przetworzonego poprawnie dokumentu. W przypadku pomyłki można jedynie utworzyć i wysłać korektę faktury.

We wszystkich naszych programach księgowych została dodana możliwość pobierania faktur wystawionych zarówno przez przedsiębiorcę, jak i faktur wystawionych dla przedsiębiorcy przez inne podmioty i wysłanych do KSeF. Eliminuje to konieczność ich ręcznego wprowadzania lub importu z różnych programów.