Samochód w firmie – co z VAT i podatkiem dochodowym?
(dodane dnia 2025-05-17)
Posiadanie samochodu w firmie to częsta i często konieczna inwestycja. Warto jednak wiedzieć, że sposób wykorzystania auta ma bezpośredni wpływ na możliwość odliczenia podatku VAT oraz rozliczania kosztów w podatku dochodowym. W tym artykule przybliżymy najważniejsze zasady, które pomogą Ci zoptymalizować wydatki i uniknąć błędów przy rozliczaniu samochodu w działalności gospodarczej.
Odliczenie VAT – 100% czy 50%? 100% VAT – kiedy jest możliwe?
Pełne odliczenie VAT od zakupu samochodu osobowego przysługuje tylko wtedy, gdy pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej. W praktyce oznacza to konieczność spełnienia dwóch warunków:
- Zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego (VAT-26) – należy to zrobić w ciągu 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku związanego z autem.
- Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu – czyli tzw. kilometrówki na potrzeby VAT (to nie to samo, co kilometrówka do PIT, o której niżej).
Dodatkowo firma musi wprowadzić i stosować regulamin użytkowania pojazdu, który wyklucza wykorzystanie auta do celów prywatnych.
50% VAT – domyślna opcja
Jeśli pojazd służy zarówno działalności gospodarczej, jak i prywatnym celom, przedsiębiorca może odliczyć tylko 50% VAT:
- Nie trzeba wtedy zgłaszać auta na VAT-26.
- Nie trzeba prowadzić kilometrówki.
- To rozwiązanie jest prostsze i często stosowane, zwłaszcza w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych.
VAT od paliwa i eksploatacji – kiedy 100%, kiedy 50%?
Zasady są identyczne jak przy zakupie auta:
- 100% VAT od paliwa, serwisów, części – tylko przy spełnieniu warunków do pełnego odliczenia (zgłoszenie, ewidencja, regulamin).
- 50% VAT – przy wykorzystaniu auta do celów mieszanych (biznes + prywatne), bez dodatkowych formalności.
Koszty uzyskania przychodu (PIT) – ile można wrzucić w koszty?
Inaczej wygląda sprawa podatku dochodowego (PIT lub CIT), bo tu nie odliczamy VAT, tylko koszty netto powiększone o nieodliczoną część VAT.
Pojazd prywatny wykorzystywany w działalności
Jeśli auto jest własnością prywatną i używasz go w firmie, możesz rozliczać koszty do wysokości tzw. kilometrówki. Dotyczy to zarówno amortyzacji, jak i paliwa, napraw itp. W praktyce jest to dość ograniczona opcja i mało popularna po 2019 r.
Samochód firmowy (wprowadzony do środków trwałych)
W przypadku auta firmowego można wrzucać w koszty:
- 100% kosztów eksploatacji i amortyzacji, gdy pojazd jest używany tylko do celów firmowych.
- 75% kosztów eksploatacji i amortyzacji, gdy pojazd jest wykorzystywany także prywatnie (to najczęstsza sytuacja w praktyce).
- Ważne: „75%” odnosi się do całego kosztu brutto, czyli koszt netto + nieodliczona część VAT (czyli 50% VAT, jeśli auto nie jest wykorzystywane wyłącznie firmowo).
Jak obliczyć koszt uzyskania przychodu przy 50% VAT?
Przykład:
- Zakup paliwa za 246 zł brutto (200 zł netto + 46 zł VAT).
- Odliczamy 50% VAT, czyli 23 zł.
- Do kosztów podatkowych wchodzi:
- 100% netto + nieodliczona część VAT = 200 + 23 = 223 zł
- Z tego 75% wrzucamy w koszty 167,25 zł
- Pojazd nie jest własnością firmy (np. prywatne auto przedsiębiorcy),
- Auto nie zostało wprowadzone do ewidencji środków trwałych.
Kiedy trzeba stosować kilometrówkę?
Kilometrówka do PIT obowiązuje, gdy:
W takim przypadku rozliczenie odbywa się na podstawie przejechanych kilometrów i stawek określonych przez rozporządzenie (np. 0,89 zł/km dla samochodu do 900 cm³). Prowadzenie ewidencji przebiegu jest obowiązkowe.
Dla VAT-u, kilometrówka jest wymagana tylko przy 100% odliczeniu.
Podsumowanie
Jeśli prowadzisz działalność i używasz samochodu, warto dostosować sposób jego rozliczania do realnego użytkowania. Czasem warto uprościć formalności i zrezygnować z pełnych odliczeń, jeśli ich uzyskanie wiązałoby się z dużą biurokracją. A czasem – wręcz przeciwnie – warto o nie zawalczyć.