Nowe wyzwania dla firm w dobie KSeF

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur całkowicie zmienia sposób wystawiania dokumentów sprzedażowych. Przez lata w wielu nietypowych sytuacjach przedsiębiorcy radzili sobie w prosty sposób – dopisując dodatkowe informacje w polu „Uwagi”, na wydruku faktury albo przekazując kontrahentowi dodatkowe wyjaśnienia mailowo. W realiach KSeF takie podejście przestaje być wystarczające.

System wymusza bowiem przekazywanie wielu informacji w sposób jednoznaczny, ustrukturyzowany i zgodny ze schemą XML Ministerstwa Finansów. Coraz częściej nie liczy się już tylko sam wydruk faktury, ale to, jakie dane zostały przekazane w konkretnych polach struktury logicznej KSeF.

Jednostki samorządu terytorialnego i prawidłowe oznaczanie podmiotów

Jednym z największych wyzwań stają się faktury wystawiane dla jednostek samorządu terytorialnego oraz podmiotów powiązanych organizacyjnie. W praktyce bardzo często występują sytuacje, gdzie:

• nabywcą jest gmina lub powiat,
• odbiorcą jest konkretna szkoła, przedszkole lub jednostka organizacyjna,
• występuje konieczność oznaczenia JST,
• trzeba prawidłowo określić rolę tzw. podmiotu trzeciego.

Jeszcze do niedawna wiele takich przypadków rozwiązywano poprzez odpowiedni opis na wydruku faktury lub dopisek w uwagach. W KSeF konieczne jest jednak prawidłowe odwzorowanie relacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami transakcji w odpowiednich polach struktury XML.

Błędne oznaczenie nabywcy, odbiorcy albo podmiotu trzeciego może prowadzić do problemów z obiegiem dokumentów, automatycznym importem po stronie kontrahenta lub nawet odrzuceniem faktury przez systemy wewnętrzne dużych instytucji.

Biegli sądowi i specyficzne role podmiotów

Podobne problemy pojawiają się również w przypadku biegłych sądowych, kuratorów, komorników czy innych podmiotów działających w specyficznych relacjach formalno-prawnych.

W takich sytuacjach często występuje rozdzielenie:

• podmiotu zlecającego usługę,
• podmiotu faktycznie finansującego,
• odbiorcy dokumentu,
• jednostki organizacyjnej obsługującej rozliczenie.

W świecie papierowych dokumentów wiele takich niuansów dało się „dopowiedzieć” opisem. W KSeF coraz większe znaczenie ma jednak poprawne użycie konkretnych pól struktury logicznej faktury.

Wymogi sieci handlowych i obowiązkowe pola dodatkowe

Kolejnym wyzwaniem są wymagania dużych sieci handlowych oraz korporacyjnych odbiorców faktur. Coraz częściej kontrahenci wymagają przekazywania konkretnych danych w dedykowanych polach faktury elektronicznej.

Dotyczy to między innymi:

• numerów zamówień,
• dat zamówień,
• numerów umów,
• oznaczeń centrów kosztowych,
• kodów dostawców,
• identyfikatorów projektów lub inwestycji.

W wielu przypadkach samo wpisanie takich informacji w opisie pozycji lub w uwagach przestaje być akceptowane. Systemy ERP dużych odbiorców oczekują bowiem danych zapisanych dokładnie w odpowiednich polach struktury faktury.

Brak wymaganych oznaczeń może skutkować automatycznym odrzuceniem dokumentu przez system kontrahenta, opóźnieniem płatności albo koniecznością wystawiania korekt.

Zwolnienia z VAT i obowiązkowe oznaczenia podstawy prawnej

KSeF wymusza również większą precyzję przy dokumentowaniu sprzedaży zwolnionej z VAT.

Przedsiębiorca musi zwracać uwagę nie tylko na samą stawkę „ZW”, ale również na:

• prawidłowe wskazanie podstawy zwolnienia,
• oznaczenie odpowiedniego przepisu,
• wypełnienie właściwych pól opisowych przewidzianych przez strukturę KSeF.

W praktyce oznacza to koniec sytuacji, w której wystarczał lakoniczny dopisek typu: „zwolnienie na podstawie art. ...” umieszczony gdzieś w uwagach wydruku.

Obecnie informacje te coraz częściej muszą być przekazywane w sposób ustrukturyzowany i zgodny z wymaganiami schemy XML.

Inne problemy pojawiające się wraz z KSeF

Wraz z popularyzacją KSeF przedsiębiorcy coraz częściej spotykają się również z dodatkowymi wymaganiami dotyczącymi:

• oznaczeń procedur podatkowych,
• prawidłowego wskazywania walut i kursów przeliczeniowych,
• oznaczania transakcji zagranicznych, WDT i eksportu,
• obsługi samofakturowania,
• faktur zaliczkowych i końcowych,
• podziału ról pomiędzy nabywcą, płatnikiem i odbiorcą,
• automatycznej walidacji danych przez systemy kontrahentów.

W praktyce oznacza to, że nowoczesny program do fakturowania musi dziś nie tylko „wydrukować fakturę”, ale również poprawnie odwzorować całą logikę biznesową i podatkową transakcji w strukturze elektronicznej.

KSeF wymusza precyzję

Największą zmianą, jaką przynosi KSeF, jest przejście od dokumentów „opisowych” do dokumentów „ustrukturyzowanych”.

Jeszcze kilka lat temu w nietypowej sytuacji często wystarczało:

1. dopisać wyjaśnienie w uwagach,
2. umieścić dodatkowy opis na wydruku,
3. przekazać informację mailowo kontrahentowi.

Obecnie coraz więcej danych musi znaleźć się w odpowiednich, precyzyjnie określonych polach struktury KSeF. To oznacza konieczność korzystania z oprogramowania, które rozumie współczesne wymagania elektronicznego fakturowania.

Programy przygotowane na wymagania KSeF

Wszystkie opisane wyżej problemy rozwiązują programy:

• Pakiet Przedsiębiorcy Faktura VAT,
• Pakiet Przedsiębiorcy Sprzedaż i magazyn,
• Pakiet Przedsiębiorcy Rachunek.

Programy umożliwiają prawidłowe oznaczanie podmiotów, obsługę wymogów KSeF, wypełnianie wymaganych pól dodatkowych oraz poprawne generowanie dokumentów zgodnych z aktualnymi strukturami Ministerstwa Finansów.

Więcej informacji:
https://www.pakietprzedsiebiorcy.pl/sprzedaz-i-fakturowanie