Jak zatrudnić cudzoziemca w Polsce?

Wraz z dynamicznymi zmianami na rynku pracy w Polsce, coraz więcej firm decyduje się na zatrudnienie cudzoziemców. Niedobory kadrowe, globalizacja biznesu oraz wyspecjalizowane potrzeby kompetencyjne sprawiają, że pracownicy z zagranicy stają się cennym wsparciem dla polskich przedsiębiorstw. Zatrudnienie obcokrajowca wiąże się jednak z licznymi formalnościami oraz wymogami prawnymi, które należy dokładnie znać i przestrzegać.

W niniejszym artykule omawiamy krok po kroku, jak legalnie zatrudnić cudzoziemca w Polsce — zarówno obywatela UE, jak i osoby spoza Unii.

1. Kogo uznajemy za cudzoziemca?

Zgodnie z definicją prawną, cudzoziemcem jest każda osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego. Jednak w kontekście zatrudnienia rozróżniamy dwie podstawowe grupy:

Obywatele Unii Europejskiej (UE) i Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)

• mają prawo do swobodnego przemieszczania się i podejmowania pracy w Polsce bez zezwoleń

Obywatele państw trzecich (spoza UE/EOG)

• muszą spełnić określone warunki legalnego pobytu i pracy

2. Zatrudnienie obywatela UE/EOG

Zatrudnienie obywatela UE lub EOG jest stosunkowo proste. Nie wymaga ono uzyskania zezwolenia na pracę. Należy jednak pamiętać o kilku obowiązkach:

Wymagania formalne:

• zawarcie umowy o pracę lub cywilnoprawnej w języku zrozumiałym dla cudzoziemca
• zgłoszenie pracownika do ZUS
• dopełnienie obowiązku meldunkowego (jeśli pobyt przekracza 3 miesiące)
• zgłoszenie zatrudnienia cudzoziemca do Urzędu Pracy (opcjonalnie)

3. Zatrudnienie obywatela spoza UE – procedury i dokumenty

W przypadku osób spoza UE, zatrudnienie jest możliwe, ale wiąże się z dodatkowymi procedurami. Kluczowym dokumentem jest zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

A. Oświadczenie o powierzeniu pracy (dla wybranych państw)

Dotyczy obywateli: Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji, Armenii, Uzbekistanu.

Krok po kroku:

• Złożenie oświadczenia do właściwego PUP
• Oczekiwanie na wpis do ewidencji
• Przekazanie oświadczenia cudzoziemcowi
• Podpisanie umowy z pracownikiem
• Zgłoszenie do ZUS i Urzędu Skarbowego

B. Zezwolenie na pracę (typ A)

Wydawane przez wojewodę, dotyczy pozostałych krajów oraz dłuższego zatrudnienia.

Wymagane dokumenty:

• wniosek o zezwolenie
• informacja starosty (test rynku pracy)
• kopia dokumentu podróży cudzoziemca
• projekt umowy
• dowód wniesienia opłaty

Czas oczekiwania: od kilku tygodni do kilku miesięcy.

4. Legalny pobyt jako warunek zatrudnienia

Zatrudnienie cudzoziemca możliwe jest wyłącznie, gdy przebywa on legalnie w Polsce — na podstawie ważnej wizy, zezwolenia na pobyt czasowy lub karty pobytu.

5. Forma zatrudnienia

Cudzoziemców można zatrudniać:

• na podstawie umowy o pracę
• na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło
• w ramach działalności gospodarczej

6. Obowiązki pracodawcy wobec instytucji

Po zatrudnieniu cudzoziemca pracodawca ma obowiązek:

• zgłosić pracownika do ZUS w ciągu 7 dni
• przekazać informację o podjęciu pracy do PUP
• przechowywać kopię dokumentów legalizujących pobyt i pracę
• prowadzić ewidencję czasu pracy i wynagrodzenia

7. Sankcje za nielegalne zatrudnienie

Zatrudnienie cudzoziemca bez wymaganych zezwoleń grozi:

• karą grzywny do 30 000 zł
• odpowiedzialnością karną
• zakazem prowadzenia działalności
• sankcjami administracyjnymi

8. Podsumowanie: kluczowe zasady

Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce wymaga:

• weryfikacji legalności pobytu
• wyboru odpowiedniej ścieżki zatrudnienia
• spełnienia obowiązków rejestracyjnych
• przejrzystości i dokumentacji umowy

Warto skorzystać z pomocy doradców lub agencji pracy specjalizujących się w legalizacji zatrudnienia.

Jeśli Twoja firma planuje zatrudniać pracowników w tym cudzoziemców i potrzebuje sprawdzonego oprogramowania do zarządzania pracownikami (w tym cudzoziemcami), umowami, ewidencją czasu pracy oaz wyliczania list płac i wysyłania dokumentów do ZUS i US wypróbuj nasz program kadrowo-płacowo.