Dlaczego na fakturach nie zawsze netto jest równe brutto?

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że suma wartości netto i VAT na fakturze zawsze powinna dawać wartość brutto. I rzeczywiście — w teorii tak jest. Jednak w praktyce księgowej i fakturowej często spotykamy się z sytuacją, w której:

netto + VAT ≠ brutto

Czy to błąd? Czy faktura jest wystawiona nieprawidłowo? Otóż — niekoniecznie. W większości przypadków jest to całkowicie naturalna konsekwencja matematyki zaokrągleń i sposobu kalkulacji podatku VAT przy wielu pozycjach na dokumencie.

Jak powstaje "paradoks zaokrągleń"?

Zacznijmy od podstaw. VAT w Polsce liczony jest w groszach (czyli do dwóch miejsc po przecinku), a zgodnie z przepisami podatek VAT należy zaokrąglać odrębnie dla każdej pozycji faktury — nie sumarycznie.

Weźmy prosty przykład:

Podsumowanie pozycji:

• Suma netto: 3,69 zł
• Suma VAT: 0,84 zł (3 × 0,28 zł)
• Suma brutto: 4,53 zł (3 × 1,51 zł)

Ale jeżeli spróbujesz policzyć VAT od sumy netto:

• 3,69 zł × 23% = 0,8487 zł → po zaokrągleniu 0,85 zł

Zatem:

• 3,69 zł + 0,85 zł = 4,54 zł ≠ 4,53 zł, które wynika z sumy brutto w tabeli.

I właśnie ten "brakujący grosz" to efekt zastosowania prawidłowej metody liczenia VAT per pozycja, a nie od sumy końcowej.

Co na to przepisy?

Polskie przepisy podatkowe (w tym ustawa o VAT) dopuszczają obliczanie podatku VAT odrębnie dla każdej pozycji faktury z zaokrągleniem do pełnych groszy. Jest to powszechna i akceptowana praktyka.

Dlatego systemy księgowe i programy do fakturowania najpierw obliczają VAT dla każdej pozycji, a następnie dopiero sumują wartości końcowe. Ostatecznie może to powodować:

• rozbieżności między sumą netto + VAT a sumą brutto,
• różnice w zestawieniach sprzedaży lub rejestrach VAT (jeśli opierają się tylko na jednym typie sumowania).

Jak sobie z tym radzić?

Dla księgowych, fakturzystów i przedsiębiorców najważniejsze są spójność danych i zgodność z przepisami. Dlatego:

• warto mieć świadomość, że paradoks groszowy to nie błąd, a konsekwencja matematyki,
• nie należy ręcznie „poprawiać” takich różnic, jeśli wynikają z poprawnych zaokrągleń,
• warto stosować oprogramowanie księgowe, które respektuje te zasady zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.

Podsumowanie

To, że na fakturze netto + VAT ≠ brutto, nie oznacza pomyłki. Wręcz przeciwnie — to efekt stosowania prawidłowej metody wyliczania podatku VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. To naturalne zjawisko, z którym spotyka się każdy, kto wystawia dokumenty z wieloma pozycjami. W księgowości – ten jeden grosz naprawdę robi różnicę, ale tylko matematyczną.