KSeF już wkrótce obowiązkowy

(dodane dnia 2025-10-20)

Zbliża się termin, który trwale zmieni krajobraz polskiej księgowości i sposób, w jaki przedsiębiorcy wystawiają i odbierają faktury. Mowa o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), który z dobrowolnego narzędzia przekształci się w system obowiązkowy. Choć ogłoszony termin wejścia w życie uległ zmianie (docelowo obowiązek ma ruszyć etapami od lutego 2026 r.), eksperci są zgodni: nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. KSeF to rewolucja technologiczna i procesowa, która wymaga czasu na testy i wdrożenie. Im szybciej wdrożysz e-fakturowanie ustrukturyzowane, tym płynniej i bezboleśniej Twoja firma przejdzie do nowego, w pełni cyfrowego świata rozliczeń.

Czym jest KSeF i kiedy będzie obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to scentralizowana platforma informatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów. Służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) w jednolitym formacie XML. W skrócie – to koniec papierowych faktur, PDF-ów wysyłanych mailem i zagubionych dokumentów. Wszystko trafia do jednego, rządowego systemu.

Kluczowe terminy wprowadzenia KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony w dwóch etapach:

1 lutego 2026 r.: dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł.
1 kwietnia 2026 r.: dla pozostałych przedsiębiorców.

Uwaga! Istnieje też specjalne odroczenie dla najmniejszych przedsiębiorców wykluczonych cyfrowo (sprzedaż na fakturach do 10 000 zł miesięcznie) – dla nich obowiązek wejdzie 1 stycznia 2027 r.

Co to oznacza dla Twojej firmy?

Wdrożenie KSeF to duża zmiana, ale też szereg korzyści na czele z automatyzacją i bezpieczeństwem:

Faktura ustrukturyzowana: Dokument będzie posiadał jednolity, stały format, co ułatwi automatyczne księgowanie.
Szybszy zwrot VAT: Dla podatników korzystających z KSeF skróci się termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
Koniec z archiwizacją: Faktury wystawione w KSeF będą przechowywane w systemie przez 10 lat, zwalniając Cię z tego obowiązku.
Pewność dostarczenia: Faktura uznawana jest za doręczoną w momencie jej przesłania do KSeF.

Dlaczego nie warto czekać? Korzyści z wdrożenia KSeF już dziś!

Czekanie do ostatniej chwili, czyli na przełom 2025 i 2026 roku, to ryzykowna strategia. Wprowadzenie KSeF do firmy wymaga czasu, testów i wdrożenia nowych procedur. Wykorzystaj obecny, dobrowolny okres, aby osiągnąć przewagę.

1. Pełna gotowość techniczna dzięki nam!

Jesteśmy gotowi od początku! Nasz program od stycznia 2022 roku – czyli od momentu udostępnienia KSeF w wersji dobrowolnej – umożliwia pełne wysyłanie i odbieranie faktur z oraz do Krajowego Systemu e-Faktur. To dowód naszej czujności i zaangażowania.

Pamiętaj o aktualizacjach: Aby móc korzystać z tych funkcjonalności, upewnij się, że posiadasz ważną i aktualną wersję naszego programu. Ciągłe aktualizacje gwarantują gotowość na wszystkie zmiany, w tym przyszłe dostosowanie do KSeF 2.0. Nasz program zostanie do niej dostosowany natychmiast po uruchomieniu przez Ministerstwo Finansów nowego interfejsu.

2. Spokojne wdrożenie i szkolenie zespołu

Korzystając z KSeF już teraz, masz czas na:

Testowanie bez presji: Możesz na spokojnie sprawdzić cały proces fakturowania – od wystawienia, przez wysyłkę, aż po odbiór Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) – bez ryzyka kar.
Ograniczenie błędów: Im wcześniej pracownicy zaczną używać systemu, tym szybciej nauczą się unikać błędów i tym większą sprawność operacyjną osiągną.
Maksymalna automatyzacja: Jednolity format faktur ustrukturyzowanych pozwala na wdrożenie automatycznego księgowania faktur zakupowych już dziś, co znacząco przyspieszy pracę działu księgowości.

3. Lepsza płynność finansowa

Wspomniany skrócony termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni to realna korzyść finansowa dla Twojej firmy, którą możesz uzyskać, przechodząc na e-fakturowanie w KSeF już teraz.

Krótki plan przygotowań dla naszych Klientów:

Sprawdź i zainstaluj najnowszą aktualizację naszego programu.
Zapoznaj się z procedurą uwierzytelnienia w KSeF (np. Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym).
Przetestuj proces wystawiania i odbierania faktur w naszym systemie.
Nadaj uprawnienia osobom upoważnionym do obsługi KSeF (np. pracownikom lub biuru rachunkowemu).

Nie czekaj na obowiązkowy termin. Zacznij korzystać z KSeF już teraz, aby na spokojnie wdrożyć nowe rozwiązania i zyskać przewagę! Nasz program jest na to gotowy, a Ty?

Szczegóły dotyczące konfiguracji i korzystania z tej funkcji znajdziesz tutaj.